Tugas dan Tanggung Jawab Departement PPIC :
a. Merencanakan dan mengendalikan proses produksi mulai
dari bahan baku sampai obat jadi.
b. Melakukan kegiatan toll manufacturing, meliputi :
1) Toll in, yaitu permitaan produksi dari perusahaan lain yang bisa dipenuhi karena masih tersedia kapasitas produksi.
2) Toll out, yaitu permintaan bantuan produksi ke perusahaan lain karena tidak memiliki fasilitas produksi produk bersangkutan atau karena kapasitas produksi tidak mencukupi
c. Membuat laporan ke instansi terkait, yang berisi hasil produksi dan pemakaian material seperti prekursor dan narkotik/psikotropik
d. Mengkoordinir kegigiatan di bagian logistik
Bagian-Bagian di bawah Departement PPIC :
a. Inventory Planning Control (Bagian Pengendalian Persediaan)
Persediaan (inventory) sangat berguna dalam suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Tugas dari bagian ini adalah: (a) Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan, dan bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan produksi dan permintaan dari pemasaran, (b) Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi untuk diadakan konfirmasi dengan pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus dijual.
Banyak perusahaan menggunakan Analisis Pareto (konsep ABC) dalam pengendalian persediaannya. Analisis Pareto dibagi menjadi tiga kelas berdasarkan volume persediaan secara keseluruhan dan nominal (rupiah) dari setiap item barang.
Kelas A : Presentase nilai penggunaan kumulatif > 80%
Kelas B : Presentase nilai penggunaan kumulatif 20-80%
Kelas C : Presentase nilai penggunaan kumulatif <20%
Dalam hal pengadaan barang, perusahaan melakukan pemilihan supplier berdasarkan kualitas, kontinuitas, harga, lead time, layanan, dan cara pembayaran. Untuk mengontrol persediaan barang di gudang maka dilakukan buffer stock yaitu bahan baku atau produk jadi yang harus tersedia, untuk produk pareto atau fast moving (kelas A), buffer stock dilakukan minimal 2 bulan penggunaan, sedangkan untuk produk yang bukan pareto atau slow moving (kelas B,C) dilakukan minimal 1 bulan penggunaan.
b. Production Planning Control (Bagian Perencanaan Produksi)
Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin, (b) Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.
Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran Belanja Perusahaan (RABP). Perencanaan produksi terbagi dalam rencana produksi tahunan, yang kemudian dibagi lagi menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan untuk pelaksanaannya PPIC akan menurunkan rencana produksi harian (production daily report).
Dasar pertimbangan perencanaan produksi meliputi ketersediaan stok (bahan baku/bahan jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, kapasitas mesin, waktu yang tersedia untuk pemeliharaan mesin maupun proses, lead time pemesanan bahan baku.
Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan yang dibuat untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respon terhadap perubahaan permintaan pasar.
c. Capacity Planning Control (Bagian Penyimpanan/Gudang)
Gudang memiliki peran penting dalam menunjang proses produksi. Secara umum, persyaratan gudang antara lain : aman, bersih, tidak lembab, tidak tersinari matahari secara langsung, bebas dari serangga dan hewan pengerat, serta terdapat alat pemadam kebakaran. Gudang sendiri dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian :
1. Gudang Bahan Awal.
Gudang bahan awal merupakan tempat untuk meyimpan bahan berkhasiat atau pun tidak berkhasiat (bahan tambahan), yang disimpan sesuai dengan persyaratan standar mutu sebagai bahanfarmasi. Gudang bahan awal harus disesuaikan kondisinya untuk menjaga bahan baku tetap dalam kondisi yang baik dan menjegah terjadinya kontaminasi. Untuk itu maka kondisi gudang, seperti suhu dan RH diatur sesuai dengan spesifikasi bahan.
2. Gudang Bahan Kemas. Gudang bahan kemas merupakan tempat untuk menyimpan bahan pengemas primer dan sekunder. Gudang bahan kemas dipimpin oleh supervisor bahan kemas. Gudang bahan kemas terdiri dari 2 ruangan, yaitu :
a) Ruangan Penyimpanan Pengemas Primer
Pengemas primer merupakan pengemas yang kontak langsung dengan produk. Yang disimpan dalam ruangan penyimpanan pengemas primer antara lain : botol sirup, cangkang kapsul, aluminium foil, cup, tube, dsb. Suhu ruangan diatur kurang dari 25 derajat selsius dan kelembaban ruangan kurang dari 65%.
b) Ruangan penyimpanan bahan pengemas sekunder.
Pengemas sekunder merupakan pengemas yang tidak kontak langsung dengan produk. Misalya, etiket, master box, folding box, dsb.
3. Gudang Obat Jadi.
Gudang obat jadi merupakan tempat penyimpanan produk yang sudah siap dipasarkan. Gudang obat jadi diskondisikan RH dan Suhunya agar produk tetap baik dalam penyimpanan. Penyipanan berdasarkan bentuk sediaan dan baru diurutkan berdasarkan alfabetis
Di ketiga gudang tersebut, penggeluaran produk jadi, penggunaan bahan awal ataupun bahan kemas menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Sistim penerimaan barangnya (untuk bahan baku&bahan kemas dari supplier; untuk obat jadi dari produksi), barang masuk diberi label karantina dan ditempatkan khusus diarea karantina. Setelah itu di cek oleh QC(Quality Control) dan kemudian direleased ataupun direject. Jika released maka bahan baku atau bahan kemas siap untuk digunakan, untuk obat jadi maka siap untuk dipasarkan. Jika reject maka bahan baku atau bahan kemas tidak boleh digunakan dan obat jadi tidak boleh dipasarkan.
d. Toll Manufacturing
Bagian ini bertugas untuk mengkoordinasikan kegiatan toll manufacturing. Toll in dan toll out dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :
1. Toll dalam bentuk fee atau jasa. Dalam hal ini material disediaan perusahaan pemesan
2. Toll dalam bentuk pembelian finished good (produk jadi). Dalam hal ini perusahaan pemesan hanya perlu memberikan ROFO (Rolling Forecast) sedangkan penyediaan material dilakukan oleh perusahaan penerima Toll .
Alur Kerja Departemen PPIC
Setiap tahun marketing akan membuat budget yang disebut Master Budget. Master Budget bisa mengalami revisi karena actual penjualan, sehingga perlu penyesuaian Budget. Kemudian dibuat forecast, yaitu ramalan jumlah produk yang akan dipasarkan.Forecast diharapkan tidak terlalu besar fluktuasinya, karena jika fluktuasi forecast terlalu tinggi akan sulit unuk memenuhinya akibat adanya lead time (terutama untuk material yang diimport) dan waktu produks. Lead Time sendiri merupakan waktu tunggu sejak barang itu dipesah hingga barang tersebut sampai ditangan si pemesan.
PPIC kemudian membuat RPP (Rolling Production Plan), yaitu rencana produksi untuk 6 bulan atau 1 tahun ke depan dalam bentuk satuan batch dengan mempertimbangkan batch size, Work in Process (Lama waktu pengerjaan produk), stock, Days of inventory, average sales dan estimate sales.
RPP akan diuraikan lagi menjadi Rencana Produksi Bulanan (RPB) yang merupakan target yang harus dicapai oleh produksi selama bulan tersebut. Berdasarkan RPP, PPIC selanjutnya membuat jadwal produksi mingguan yang akan diserahkan kepada bagian produksi dan bagian-bagian lain yang terkait.
Bagian Pengendalian Persediaan membuat Evaluasi Kebutuhan Material untuk 6 bulan ke depan. Perhitungan jumlah material yang dibutuhkan berdasarkan pada formula yang digunakan. Kemudian membuat formulir permintaan barang kepada distributor bahan baku atau bahan pabrik pembuat bahan baku yang telah ditunjuk berdasarkan kualitas barang yang diinginkan, lead time, minimum order untuk material atau bahan baku yang kurang/stok habis. Formulir permintaan barang kemudian diserahkan ke bagian Puchasing untuk ditindak lanjuti dalam bentuk Puchase Order dan ditunjukkan untuk supplier.
Referensi : Berbagai literatur
moko31.wordpress.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar