Pelayanan Konseling

1. Pengertian Konseling
       Konseling berasal dari kata counsel yang artinya saran, melakukan diskusi dan pertukaran pendapat. Konseling adalah suatu kegiatan bertemu dan berdiskusinya seseorang yang membutuhkan (klien) dan seseorang yang memberikan (konselor) dukungan dan dorongan sedemikian rupa sehingga klien memperoleh keyakinan akan kemampuannya dalam pemecahan masalah. Konseling pasien merupakan bagian tidak terpisahkan dalam elemen kunci dari pelayanan kefarmasian, karena Apoteker sekarang ini tidak hanya melakukan kegiatan compounding dan dispensing aja, tetapi juga harus berinteraksi dengan pasien dan tenaga kesehatan lainnya dimana dijelaskan dalam konsep Pharmaceutical Care.
       Dapat disimpulkan bahwa pelayanan konseling pasien adalah suatu pelayanan kefarmasian yang mempunyai tanggung jawab etika serta medikasi legal untuk memberikan informasi dan edukasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan obat. Kegiatan konseling dapat diberikan atas inisiatif langsung dari Apoteker mengingat perlunya pemberian konseling karena pemakaian obat-obat dengan cara penanganan khusus, obat-obat yang membutuhkan terapi jangka panjang sehingga perlu memastikan untuk kepatuhan pasien meminum obat. Konseling yang diberikan atas inisiatif langsung dari Apoteker disebut konseling aktif. Selain konseling aktif dapat juga konseling terjadi jika pasien datang untuk berkonsultasi pada apoteker untuk mendapatkan penjelasan tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan obat dan pengobatan, bentuk konseling seperti ini disebut konseling pasif.

2. Tujuan dan Manfaat Konseling

Tujuan Umum Konseling :
a. Meningkatkan keberhasilan terapi
b. Memaksimalkan efek terapi
c. Meminimalkan resiko efek samping
d. Meningkatkan cost effectiveness
e. Menghormati pilihan pasien.
Tujuan Khusus Konseling :
a. Meningkatkan hubungan kepercayaan antar apoteker dengan pasien
b. Menunjukaan perhatian serta kepedulian terhadap pasien
c. Membantu pasien untuk mengatur dan terbiasa dengan obatnya
d. Membantu pasien untuk mengatur dan menyesuaikan dengan penyakitnya
e. Meningkatkan kepatuhan pasien dalam menjalani pengobatan.
f. Mencegah atau meminimalkan Drug Related Problem
g. Meningkatakan kemampuan pasien untuk memecahkan masalahnya sendiri dalam hal terapi.
h. Mengerti permasalahan dalam pengambilan keputusan.
i. Membimbing dan mendidik pasien dalam menggunakan obat sehingga dapat mencapai tujuan pengobatan dan meningkatkan mtu pengobatan pasien

Manfaat Konseling :
a. Bagi Pasien :
    i. Menjamin keamanan dan efektifitas pengobatan
    ii. Mendapatkan penjelasan tambahan mengenai penyakitnya
    iii. Membantu dalam merawat atau perawatan kesehatan sendiri
    iv. Membantu pemecahan masalah terapi dalam situasi tertentu
    v. Menurunkan kesalahan penggunaan obat
    vi. Meningkatkan kepatuhan dalam menjalankan terpai.
    vii. Menghindari reaksi obat yang tidak diinginkan
    viii. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya kesehatan
b. Bagi Apoteker
    a. Menjaga citra profesi sebagai bagian dari tim pelayan kesehatan.
    b. Mewujudkan bentuk pelayanan asuhan kefarmasian sebagai tanggung jawab profesi apteker
    c. Menghindari Apoteker dari tuntutan karena kesalahan pengguanaan obat (Medicatiaon Error)
    d. Suatu pelayanan tambahan untuk menarik pelanggan sehingga menjadi upaya dalam
        memasarkan jasa pelayanan.

3. Prinsip Dasar Konseling

       Prinsip dasar konseling adalah terjadinya kemitraan atau korelasi antara pasien dengan Apoteker sehingga terjadi perubahan perilaku pasien secara sukarela. Pendekatan Apoteker dalam pelayanan konseling mengalami perubahan modela pendekatan "Medical Model" menjadi pendekatan "Helping Model". Hal-Hal yang perlu diperhatikan oleh apoteker tertera dalam Tabel 1.

"Mengerti kebutuhan, keinginan, dan pilihan dari pasien"
1. Menentukan Kebutuhan.
       Konseling tidak terjadi bila pasien datang tanpa ia sadari apa yang dibutuhkannya. Seringkali pasien datang tanpa dapat mengungkapkan kebutuhannya, walaupun sebetulnya ada sesuatu yang dibutuhkan. Oleh karena itu dilakukan pendekatan awal dengan mengemukakan pertanyaan terbuka dan mendengar dengan baik dan hati-hati.
2. Perasaan
       Apoteker harus dapat mengerti dan menerima perasaan pasien (berempati). Apoteker harus mengetahui dan mengerti perasaan pasien (bagaimana perasaan menjadi orang sakit) sehingga dapat berinteraksi dan menolong dengan lebih efektif. Beberapa bentuk perasaan atau emosi pasien dan cara penanganannya adalah sebagai berikut :
a. Frustasi ==> membantu menumbuhkan rasa keberanian pasien untuk mencari alternatif jalan lain yang lebih tepat dan meminimalkan rasa ketidaknyamanan dari aktifitas hariannya yang tertunda.
b. Takut dan cemas ==> membantu menjernihkan situasi apa yang sebenarnya ditakutinya dan membuat pasien menerima keadaan dengan keberanian yang ada dalam dirinya.
c. Marah ==> mencoba ikut terbawa suasana marahnya, dan jangan juga begitu saja menerima kemarahannya tetapi mencari tahu kenapa pasien marah dengan jalan mendengarkan dan berempati.
d. Depresi ==> Usahakan membiarkan pasien mengekspresikan penderitaannya, membiarkan privasinya, tetapi dengarkan jika pasien ingin bicara
e. Hilang kepercayaan diri
f. Merasa bersalah

EVALUASI PELAYANAN MUTU DI APOTEK

Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi mutu pelayanan adalah:

1. Tingkat kepuasan konsumen : dilakukan dengan survei berupa angket atau wawancara langsung.

2. Dimensi waktu                            : lama pelayanan diukur dengan waktu ( yang telah ditetapkan).

3. Prosedur Tetap ( Protap )        : Untuk menjamin mutu pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Disamping itu prosedur tetap bermanfaat untuk:

• Memastikan bahwa praktik yang baik dapat tercapai setiap saat;

• Adanya pembagian tugas dan wewenang;

• Memberikan pertimbangan dan panduan untuk tenaga kesehatan lain yang bekerja di apotek;

• Dapat digunakan sebagai alat untuk melatih staf baru;

• Membantu proses audit.

Prosedur tetap disusun dengan format sebagai berikut:

• Tujuan                    : merupakan tujuan protap.

• Ruang lingkup     : berisi pernyataan tentang pelayanan yang dilakukan dengan kompetensi yang diharapkan.

• Hasil                        : hal yang dicapai oleh pelayanan yang diberikan dan dinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur.

• Persyaratan         : hal hal yang diperlukan untuk menunjang pelayanan.

• Proses                     : berisi langkah-langkah pokok yang perlu dilkuti untuk penerapan standar.

• Sifat protap adalah spesifik mengenai kefarmasian.

PENGELOLAAN SUMBER DAYA DI APOTEK

1. Sumber Daya Manusia

       Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional. Dalam pengelolaan apotek, apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan.

2. Sarana dan Prasarana

       Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Apotek harus dapat dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya, hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan. Masyarakat harus diberi akses secara langsung dan mudah oleh apoteker untuk memperoleh informasi dan konseling. Lingkungan apotek harus dijaga kebersihannya. Apotek harus bebas dari hewan pengerat, serangga. Apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama untuk lemari pendingin.

Apotek harus memiliki:

1.      Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.

2.      Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi informasi.

3.      Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien.

4.      Ruang racikan.

5.      Tempat pencucian alat.

       Perabotan apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak penyimpanan obat dan barang-barang lain yang tersusun dengan rapi, terlindung dari debu,kelembaban dan cahaya yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan dengan temperatur yang telah ditetapkan.

3. Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan lainnya.

       Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi:

perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Pengeluaran obat memakai sistim FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire first out)

3.1 Perencanaan.

       Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan :

a. Pola penyakit.

b. Kemampuan masyarakat.

c. Budaya masyarakat.

3.2 Pengadaan.

       Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.

3.3 Penyimpanan.

1. Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik.

       Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, wadah sekurangkurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.

2. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan.

4. Administrasi.

       Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi:

4.1. Administrasi Umum.

       Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.2. Administrasi Pelayanan.

       Pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat.

TATA CARA PENDIRIAN APOTEK

Sebelum apotek didirikan, terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1.  Surat Keterangan Izin Tempat Usaha/HO (Hinder Ordonantie)  dari Biro Perekonomian di Pemerintah Daerah Kabupaten harus dimiliki terlebih dahulu, kemudian diperoleh SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) dari Departemen Perdagangan dan Perindustrian, setelah itu dapat diperoleh NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) yang diajukan pemilik sarana ke kantor pajak dan SIA untuk apotek dan apoteker.

2.   Persyaratan fisik: bangunan (termasuk IMB dan status tanah), etalase dan furniture, alat meracik obat dan buku-buku standar. Secara teknis, lantai, ventilasi, serta sanitasi harus memenuhi persyaratan higienis dan penerangan yang cukup. Bangunan setidaknya terdiri dari ruang tunggu, ruang peracikan, gudang dan tempat pencucian.

3.  Perbekalan farmasi terutama obat, sekurang-kurangnya 75% dari Obat Generik sesuai dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) untuk rumah sakit tipe C.

4.     Perlengkapan

Perlengkapan  yang tersedia di apotek antara lain:

a.       Alat pembuatan, pengolahan dan peracikan:

1)      Timbangan miligam dan gram dengan anak timbangan yang sudah ditara minimal 1 set.

2)      Timbangan gram dengan anak timbangan yang sudah ditara minimal 1 set.

3)      Perlengkapan lain sesuai kebutuhan.

b.      Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan kesehatan:

1)      Lemari dan rak penyimpanan obat, jumlah sesuai kebutuhan.

2)      Lemari pendingin minimal 1 buah

3)      Lemari untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika jumlah sesuai kebutuhan.

c.       Wadah pengemas dan pembungkus :

1)      Etiket

2)      Wadah pengemas dan pembungkus untuk penyerahan obat

d.      Alat administrasi:

1)      Blanko pesanan obat, narkotika dan psikotropika

2)      Blanko kartu stok obat

3)      Blanko salinan resep, faktur, nota penjualan, dan kuitansi

4)      Buku pembelian, penerimaan, penjualan, pengiriman obat

5)      Buku pencatatan obat narkotika dan psikotropika

6)      Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

7)      Formulir laporan obat narkotika dan psikotropika

e.  Buku-buku standar yang diwajibkan, Farmakope Indonesia edisi terbaru 1 buah, serta buku lain yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal POM.

f.       Kumpulan peraturan perundang-undangan yang bersangkutan pada Apotek

5.      Setiap Apotek harus memasang papan nama pada bagian muka apotek, dengan ukuran minimal  panjang  60 cm dan lebar 40 cm, dengan tulisan hitam di atas dasar putih. Tinggi huruf minimal 5 cm, dan tebal 5 cm. Papan nama apotek memuat, nama Apotek, nama APA, nomor surat izin Apotek, alamat dan nomor Apotek.

6.      Perbekalan Apotek

Perbekalan Apotek meliputi obat, bahan obat, kosmetika dan alat kesehatan. Obat sekurang-kurangnya (75%) terdiri dari obat generik sesuai dengan Daftar Obat Essensial Nasional (DOEN) Rumah Sakit tipe C.

7.      Kelengkapan bangunan dan teknis Apotek lainnya:

a.  Sumber air harus memenuhi persyaratan kesehatan.

b.   Penerangan harus cukup terang sehingga dapat menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek.

c.   Alat pemadam kebakaran, harus berfungsi dengan baik sekurang-kurangnya dua buah.

d.  Ventilasi yang baik.

e.  Sanitasi harus baik (Anonim, 2002).

Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1332 tahun 2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Ijin Apotek pasal 4 (2) bahwa wewenang pemberian izin apotek dilimpahkan oleh Menteri kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sedangkan pada pasal 7 proses pemberian izin apotek sebagai berikut :

1. Permohonan Ijin Apotek diajukan apoteker kepada Kepala Dinas Kesehatan (DinKes) Kabupaten/Kota setempat (Form Apt-1).

2.  Kepala Dinkes Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah menerima permohonan (Form Apt-1) dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan (Form Apt-2).

3. Tim Dinkes Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala DinKes Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan kepada DinKes Kabupaten/Kota (Form Apt-3).

4.   Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam nomor 2 dan 3 tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala DinKes Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi (Form Apt-4).

5.  Dalam jangka waktu 12 hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud nomor 3, atau pernyataan yang dimaksud nomor 4, Kepala DinKes Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Ijin Apotek (Form Apt-5).

6.   Dalam hal hasil pemeriksaan tim Dinkes Kabuapaten/Kota atau Kepala Balai POM yang dimaksud nomor 3 masih belum memenuhi persyaratan, Kepala DinKes Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan (Form Apt-6).

7.  Terhadap surat penundaan sebagaimana dimaksud nomor 6, apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 bulan sejak tanggal penundaan (Anonim, 2002).

Dalam peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/Menkes/Per/X/1993 pasal 8 yang tidak mengalami perubahan, dijelaskan :

1.  Dalam hal apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara apoteker dengan pemilik sarana.

2. Pemilik sarana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan yang bersangkutan.

Tata cara pemberian ijin apotek sesuai dengan Kepmenkes RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 terdapat dalam Gambar 1.

Gambar 1. Alur Pendirian Apotek

 Berdasarkan atas Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 32/Menkes/SK/X/2002 pasal 9 terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan dimaksud pasal 5 dan atau pasal 6, atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasan-alasannya (Anonim, 2002).

Lampiran KepMenKes No. 1332/MenKes/SK/X/2002 mencantumkan syarat-syarat administrasi yang harus dilampirkan dalam permohonan izin apotek adalah sebagai berikut :

1.      Salinan/fotokopi Surat Izin Kerja Apoteker

2.      Salinan/fotokopi KTP.

3.      Salinan/fotokopi denah bangunan.

4.      Surat yang menyatakan status bangunan dalam bentuk akta hak milik/ sewa/ kontrak.

5.     Daftar asisten apoteker dengan mencantumkan nama, alamat, tanggal lulus, dan nomor surat izin kerja.

6.      Asli dan salinan/fotokopi daftar terperinci alat perlengkapan apotek.

7. Surat pernyataan dari apoteker pengelola apotek bahwa tidak bekerja tetap pada perusahaan farmasi dan tidak menjadi apoteker pengelola apotek di apotek lain.

8. Asli dan salinan/fotokopi surat izin atasan bagi pemohon pegawai negeri, anggota ABRI, dan pegawai instansi pemerintahan lainnya.

9.    Akte perjanjian kerjasama apoteker pengelola apotek dengan pemilik sarana apotek.

10.Surat pernyataan pemilik sarana tidak terlibat pelanggaran peraturan perundangan di bidang apotek.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 Pasal 25, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut surat ijin apotek apabila :

a.  Apoteker sudah tidak lagi memenuhi ketentuan yang dimaksud pasal 5 Keputusan Menteri Kesehatan No.1332/MenKes/SK/X/2002.

b.    Apoteker tidak memenuhi kewajiban dimaksud dalam Pasal 12 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MenKes/SK/X/2002 yang menyatakan :

1)  Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin.

2)   Sediaan farmasi yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri.

c.  Apoteker tidak memenuhi kewajiban dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MenKes/SK/X/2002 yang menyatakan apoteker tidak diijinkan untuk mengganti obat generik yang ditulis di dalam resep dengan obat paten.

d.  Apoteker Pengelola Apotek terkena ketentuan dimaksud dalam pasal 19  ayat (5) Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MenKes/SK/X/2002 yang menyatakan apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus menerus, Surat Ijin Apotek atas nama apoteker bersangkutan dicabut.

e.  Terjadi pelanggaran terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 yaitu pelanggaran terhadap Undang-Undang no 22 tahun 1997 tentang Narkotika, Undang-Undang No. 23 tahun 1992 serta ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya yang terjadi di apotek dapat dikenakan sanksi pidana sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang bersangkutan.

f.       Surat Ijin Kerja Apoteker Pengelola Apotek dicabut.

g.      Pemilik Sarana Apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat.

h.    Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan dimaksud dalam pasal 6 Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MenKes/SK/X/2002 (Anonim, 2002). 

Kata Kunci : Pendirian Apotek, Tata Cara Pendirian Apotek, Syarat Pendirian Apotek